Politique de confidentialité des intérimaires, des consultants externes et des candidats d’Axis Group

 

Axis Group attache une grande importance à la confidentialité de vos données à caractère personnel et veut colecter et traiter vos données personnelles d'une manière légale, correcte et transparente et les utiliser dans le respect de la sécurité et de la confidentialité.  Le présent document décrit quelles sont les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, sur quelle base nous les traitons et à quelle fin. Il explique également quels droits vous avez par rapport à vos données personnelles et  vous informe au sujet des mesures de sécurité que nous prenons afin de protéger vos données à caractère personnel.

1. Qui sommes-nous et qui contacter en cas de questions?

Vos données seront traitées par Axis Group, qui comprend les sociétés suivantes:

Axis NV ayant son siège social à Bourlastraat 3, 2000 Antwerpen, et inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro 0458 028 951.
Axis Project Management NV ayant son siège social à Bourlastraat 3, 2000 Antwerpen, et inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro 0886 871 790.
Axis Group NV ayant son siège social à Bourlastraat 3, 2000 Antwerpen, et inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro 0878 353 410.
Axis Career BV ayant son siège social à Karspeldreef 8, 1101 CJ Amsterdam Zuidoost, et inscrite à Kamer van Koophandel sous le numéro KvK 34215297.
Axis (Luxembourg) SARL ayant son siège social à 49, Boulevard Prince Henri,  L-1724 Luxembourg, et inscrite au RCS sous le numéro ONN 2006 2422 581.
Axis Projects SARL ayant son siège social à 49, Boulevard Prince Henri,  L-1724 Luxembourg, et inscrite au RCS sous le numéro ONN 2001 2402 628.

Les sociétés sont les responsables du traitement de vos données à caractère personnel et déclarent, en tant que Responsable du traitement, respecter la législation nationale sur la protection de la vie privée, ainsi que les dispositions du Règlement général sur la protection des données à compter de son entrée en vigueur.

Si vous avez d'autres questions et / ou souhaitez plus d'informations, vous pouvez toujours nous contacter à l'adresse e-mail privacy@axis.eu.

2. Qu’entend-on par données à caractère personnel?

Le Règlement général sur la protection des données définit la notion de donnée à caractère personnel comme suit :
"Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale"

Lorsque le présent document parle de données à caractère personnel, il se réfère à cette définition du Règlement.

Il n’est pas traité de catégories particulières de données à caractère personnel. Par traitement de catégories particulières de données à caractère personnel, on entend :
"Le traitement des données à caractère personnel qui révèle l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique"

3.  Quelles sont les données à caractère personnel qui sont traitées?

Nous collectons et traitons différentes données à caractère personnel concernant nos candidats et intérimaires ou consultants externes. Il s’agit des données suivantes :

A.  Votre dossier de candidature (candidats): 
nom, prénom, sexe, langue de la communication souhaitée, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de portable, adresse Skype et données publiques telles que l'adresse Linkedin, informations sur votre diplôme, formation et expérience professionnelle, curriculum vitae, lettres de motivation, photo, vidéo, résultats de test, compétences linguistiques, notes et évaluations faites lors de l'interview et informations après vérification de références ou que vous nous fournissez dans le cadre d'une procédure de candidature

B. Informations pour le payrolling (intérimaires et consultants externes) :
Documents d'identité, numéro de registre national, ancienneté, état civil, date et lieu de naissance, composition de la famille, nombre d'enfants, salaire, numéro de compte bancaire

C. Dossier d'emploi (intérimaires et consultants externes) :
salaire et fiches de salaire, documents sociaux, évaluations et autres données légales

4.  A quelle fin ces données à caractère personnel sont-elles traitées et quelle est la base juridique du traitement ?

Vos données personnelles sont toujours collectées et traitées dans le cadre de:
•   votre emploi d’intérimaire ou de consultant externe à des fins d’administration des salaires, la base juridique étant l’exécution d’un contrat, ainsi que pour des raisons fiscales et sociales.
•   un processus de recrutement pour l'échange de vos données avec des employeurs potentiellement intéressés et la base juridique étant notre intérêt légitime et / ou votre consentement explicite.
•   offrir des emplois ou des opportunités appropriés, ainsi que d'autres informations pertinentes sur nos nouveaux produits et services, tels que des événements professionnels ou des bulletins d'information. Ces informations peuvent vous être envoyées via différents canaux de communication, votre consentement explicite étant la base légale.
•   offrir des formations et des entraînements par le biais de divers canaux de communication, votre consentement explicite étant la base légale.

Les photos et vidéos sont collectées et traitées afin de pouvoir les utiliser pour la communication interne et pour la formation, ainsi que pour la publication sur les pages d’ Axis Group sur les médias sociaux, la base juridique étant votre consentement préalable.

Un extrait du casier judiciaire peut également être demandé si l'emploi pour lequel vous postulez est inclus dans la liste pour laquelle cela est légalement requis. Pour cela, comptant sur la loi étant la base légale.

A.  Votre consentement

Par la Déclaration de confidentialité que vous avez reçue et signée lors de votre inscription en ligne ou pendant l'interview, vous avez explicitement autorisé le traitement des données personnelles au point 3A afin de compléter le processus de candidature et de rechercher un emploi approprié. Nous entendons par là:
•  Vous informer via différents canaux de communication ou vous envoyer des offres d'emploi correspondant à votre profil et votre intérêt..
•  Vous envoyer d'autres informations pertinentes via différents canaux de communication susceptibles de vous intéresser, tels que des événements professionnels ou autres ou des bulletins d'information.
•  Envoyez votre CV, vos évaluations et vos résultats de test à un ou plusieurs employeurs potentiellement intéressés.
•  Effectuer une vérification des références auprès des employeurs précédents.
•  Utiliser des photos et des vidéos à des fins de communication interne et de formation, ainsi que pour la publication sur les pages du groupe Axis sur les médias sociaux.
•  Utilisez le numéro de registre national pour consulter le solde du ‘contingent’ disponible sur "student@work" en cas d’un véritable poste vacant.

B.  Votre contrat de travail et votre emploi

Pour la préparation et l'exécution de votre contrat de travail avec Axis Group en tant que salarié temporaire ou consultant externe, Axis Group traitera les données mentionnées sous 3B et les transmettra éventuellement à son secrétariat social.

Les données du dossier d'emploi mentionné sous 3C sont traitées en raison d'obligations légales.

Ces données peuvent être transmises aux institutions gouvernementales nationales officielles afin de se conformer aux obligations légales, pour des raisons d'audit ou lors d'inspections par les services d'inspection.

5.  Quelle durée mes données personnelles seront-elles traitées ?

En tant que Trusted HR Advisor, Axis Group vous guide tout au long de votre carrière. Dans ce cadre, nous conserverons les données à caractère personnel des candidats, des intérimaires et des consultants externes, au moins 10 ans après le dernier contact ou votre consentement, ou dans ce cas 10 ans après la fin du dernier contrat.  Après l'expiration de ce délai, vous serez contacté à nouveau pour vous demander si vous souhaitez rester dans notre base de données pour plus longtemps en vue d’être contacté(e) pour pourvoir certaines fonctions.

Vos données à caractère personnel sont en tout état de cause conservées conformément à la législation applicable en la matière et aux délais de prescription qui nous obligent à conserver vos données à caractère personnel plus longtemps, par exemple en vue de nous défendre contre une action en justice.

6.  Quels droits puis-je exercer pour garantir la protection de mes données personnelles ?

a.  Droit d’accès et de regard
Vous avez le droit de prendre connaissance, à tout moment et gratuitement, de vos données à caractère personnel, et de l’usage que nous en faisons conformément aux dispositions qui sont d’application dans le secteur.

b.  Droit de rectification, d’effacement et de limitation
Vous êtes libre de nous communiquer ou non vos données à caractère personnel. D’autre part, vous avez toujours le droit de nous demander de rectifier, compléter ou effacer vos données à caractère personnel. 
Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires pour l’administration des salaires et des données que nous sommes tenus de conserver et de traiter en vertu de la loi. 
Vous pouvez également demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

c.  Droit d’opposition
Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes.

d. Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel que nous traitons, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de transmettre ces données à d’autre responsables du traitement, et ce conformément aux dispositions qui sont d’application dans le secteur.

e.  Droit de retrait du consentement
Pour autant que le traitement soit basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.

f.  Décisions automatisées et profilage
Le traitement de vos données à caractère personnel n’implique pas un profilage, et nous ne vous soumettrons pas à des décisions basées sur un traitement automatisé.

g.  Exercice de vos droits
Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact avec notre service chargé de l’administration du personnel à l'adresse email privacy@axis.eu.

h.  Réclamations
Vous avez le droit d’introduire une réclamation :

•  l’autorité belge de contrôle:  Commission de la protection de la vie privée,  rue de la Presse 35,  1000 Bruxelles, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.
•  de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens: PB 93374, 2509AJ DEN HAAG, Tel 088 - 1805 250, Fax 070-8888 501, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
•  l’autorité luxembourgeoise de contrôle: Commission nationale pour la protection des données, Service des plaintes, 1, avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette, Tél. (+352) 26 10 60 -1, Fax (+352) 26 10 60 – 29, https://cnpd.public.lu.

Ce droit peut être exercé sans préjudice d’un recours devant un tribunal civil.
Au cas où vous subissez un dommage du fait du traitement de vos données personnelles, vous pouvez intenter une action en dommages et intérêts.

7.  Qui recevra mes données personnelles (Transfert à des tiers) ?

Certaines de vos données personnelles que nous traitons sont transférées à des tiers. Il s’agit des données suivantes :

a.  Les informations utiles pour le paiement de la rémunération sont transmises d’une part aux secrétariats sociaux d’ Axis Group en vue de l’administration des salaires, et d’autre part aux instances publiques compétentes dans le cadre de nos obligations légales.
b. Transfert aux fournisseurs d’ Axis Group chargé de l’octroi des titres-repas et/ou éco-chèques.
c.  Transfert aux fournisseurs de cloud d'Axis Group pour l'enregistrement des prestations et la gestion de vos demandes de vacances et de vos absences en tant qu’intérimaire ou travailleur détaché.
d. Transfert aux compagnies d'assurance accidents d’ Axis Group
e.Transfert au Service externe pour la prévention et la protection au travail (Belgique) si vous travaillez en tant qu’intérimaire et que des recherches médicales sont nécessaires.
f. Transfert des données à votre caisse d'assurance maladie pour que votre dossier de maladie soit en ordre.
g. Transfert aux Caisses d'allocations familiales d’ Axis Group.
h. Transfert à Unified Post (Belgique) pour la signature électronique des contrats de travail du Groupe Axis.
i. Transfert aux huissiers de justice, établissements de crédit ou bancaires, médiateurs de la dette, etc., s'il y a transfert de salaire, salaire, distance de paiement, frais d'entretien.
j. Les conseillers si vous êtes impliqué dans une procédure judiciaire.

Certains tiers traitent, pour le compte de notre organisation, des données à caractère personnel pour effectuer une tâche bien déterminée. Nous concluons avec toutes ces organisations, qui opèrent en qualité de sous-traitants, des contrats de sous-traitance et mettons tout en œuvre pour qu’elles puissent assurer la sécurité de vos données à caractère personnel.

Vos données à caractère personnel ne seront pas vendues, louées, distribuées ou encore mises à disposition de tiers à des fins commerciales, sauf comme décrit ci-dessus ou sauf avec votre consentement préalable.

Vos nom, prénom le sexe et la langue pour la communication préférée seront également transmis à nos clients dans le cas où vous entamez des prestations de travail dans leur entreprise.

Lorsque nous organisons des événements, nous pouvons transmettre vos données personnelles (telles que le nom et le prénom) à des parties externes qui organisent les événements, pour des raisons organisationnelles et également dans le contexte de la sécurité.

Votre dossier personnel peut aussi être transmis au cabinet d’audit pour la réalisation d’un audit en vue d’obtenir/conserver le label de qualité de la fédération professionnelle.

Dans de rares cas, il peut arriver que nous soyons dans l’obligation de divulguer vos données à caractère personnel à la suite d’une ordonnance judiciaire ou pour satisfaire à une législation ou réglementation contraignante.

8.  Sécurité et confidentialité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité qui sont adaptées sur le plan technique et organisationnel pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès de personnes non autorisées ou la communication par inadvertance à des tiers des données à caractère personnel collectées ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. Ces mesures comprennent:

A.  Mesures techniques :
•  Données personnelles sur des serveurs à jour dans un centre de données sécurisé
•  Sauvegardes sécurisées quotidiennes
•  Usage d’antivirus et pare-feu
•  Utilisation de filtres anti-spam et d'un logiciel anti-virus à jour
•  Utilisation des codes d'accès, des noms d'utilisateur et des mots de passe sûrs
•  Modifiez régulièrement ces codes et mots de passe

B. Mesures organisationnelles :
•  Personnes bien déterminées ont accès
•  Procédure à suivre en cas d’incident 
•  Instructions à l’intention des travailleurs et collaborateurs
•  Formation pour les travailleurs et collaborateurs
•  Clauses de confidentialité

 
Dans le cas où vos données personnelles sous le contrôle d'Axis Group sont compromises par une violation de la sécurité de l'information, Axis Group agira immédiatement pour identifier la cause de cette infraction et prendra des mesures réparatrices adéquates. Le cas échéant, Axis Group informera également l'autorité de protection des données de cet incident conformément à la législation en vigueur.

Cette politique de confidentialité peut être modifiée par Axis Group à tout moment. En cas de modifications futures de notre politique de confidentialité, nous mentionnerons les changements en question ici, afin que vous sachiez toujours quelles informations personnelles nous recueillons.