Privacy Policy voor uitzendkrachten, externe consultants en kandidaten van Axis Group

Axis Group hecht veel belang aan uw privacy en wil uw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verzamelen en verwerken en hiermee op een veilige en confidentiële wijze omgaan. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Verder wordt ook uitgelegd welke rechten u hebt ivm met uw persoonsgegevens en informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

1.  Wie zijn wij en wie contacteren ingeval van vragen?

Uw gegevens worden verwerkt door Axis Group, dat volgende vennootschappen omvat:

Axis NV met maatschappelijke zetel te Bourlastraat 3 te 2000 Antwerpen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0458 028 951.
Axis Project Management NV met maatschappelijke zetel te Bourlastraat 3 te 2000 Antwerpen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0886 871 790.
Axis Group NV met maatschappelijke zetel te Bourlastraat 3 te 2000 Antwerpen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0878 353 410.
Axis Career BV met maatschappelijke zetel te Karspeldreef 8 te 1101 CJ Amsterdam Zuidoost, ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder het KvK nummer 34215297
Axis (Luxembourg) SARL met maatschappelijke zetel te 49, Boulevard Prince Henri te L-1724 Luxembourg, ingeschreven in de RCS onder het nummer ONN 2006 2422 581
Axis Projects SARL met maatschappelijke zetel te 49, Boulevard Prince Henri te L-1724 Luxembourg, ingeschreven in de RCS onder het nummer ONN 2001 2402 628

Deze vennootschappen zijn Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens en verklaren dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de nationale privacywetgevingen naleven, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons steeds contacteren op het mailadres privacy@axis.eu.

2.  Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:
"Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon."

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Soms worden er ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:
"Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid."

3.  Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van kandidaten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:

A.  Uw sollicitatiedossier: 
naam, voornaam, geslacht, taal voor de gewenste communicatie, adres, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel nummer, skype adres en publieke data zoals Linkedin adres, informatie ivm met uw diploma, opleidingen en werkervaring, alsook uw Curriculum vitae, motivatiebrieven, foto, video, testresultaten, talenkennis, notities en evaluaties gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek en informatie na afname referentiecheck of die u ons verstrekt in het kader van een sollicitatieprocedure

B.  Payrollinformatie zoals:
ID documenten, rijksregisternummer, anciënniteit, burgerlijke staat, geboortedatum en –plaats, gezinssamenstelling, aantal kinderen, salaris, bankrekeningnummer

C.  Tewerkstellingsdossier:
loon en loonfiches, sociale documenten, evaluaties en andere wettelijke gegevens

4.  Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens en met welke rechtsgrond verwerken we deze gegevens?

Uw persoonsgegevens worden steeds verzameld en verwerkt in het kader van:
•   uw tewerkstelling als uitzendkracht of externe consultant met het oog op onze loonadministratie en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst, alsook voor fiscale en sociale doeleinden.
•   een sollicitatietraject met het oog op de uitwisseling van uw gegevens met potentieel geïnteresseerde werkgevers en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang en/of uw uitdrukkelijke toestemming.
•   het aanbieden van gepaste jobs of opportuniteiten, alsook andere relevante informatie over onze nieuwe produkten en diensten, zoals jobevents of nieuwsbrieven. Deze informatie kan u toegestuurd worden via diverse communicatiekanalen met als rechtsgrond uw uitdrukkelijke toestemming.
•   het aanbieden van opleidingen en trainingen via diverse communicatiekanalen met als rechtsgrond uw uitdrukkelijke toestemming.

Foto’s en video’s kunnen worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie en training, alsook voor publicatie op pagina’s van Axis Group op sociale media, met als rechtsgrond uw uitdrukkelijke toestemming.

Ook kan er een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd indien de functie waarvoor u solliciteert, is opgenomen in de lijst waarvoor dit wettelijk is vereist. Hiervoor beropen we ons op een wettelijke rechtsgrond.

A.  Uw toestemming

Via de Privacyverklaring, die u heeft ontvangen en ondertekend bij uw online inschrijving of tijdens het sollicitatiegesprek, heeft u uitdrukkelijke toestemming gegeven om de persoonsgegevens onder punt 3A te verwerken met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en het zoeken naar een passende job.  Hieronder verstaan wij:
•  U via diverse communicatiekanalen informeren of toesturen van vacatures die het aansluiten bij uw profiel en interesse.
•  U via diverse communicatiekanalen andere relevante informatie sturen die u zou kunnen interesseren, zoals job- en andere events of nieuwsbrieven.
•  Uw cv, evaluaties en testresultaten doorsturen naar één of meerdere potentieel geïnteresseerde werkgevers.
•  Het uitvoeren van een referentiecheck bij vorige werkgevers

Foto’s en video gebruiken voor interne communicatie en trainingsdoeleinden, alsook voor publicatie op pagina’s van Axis Group op sociale media.

Gebruiken van het rijksregisternummer om het beschikbaar contingent “student@work” te raadplegen bij een concrete vacature.

B.  Uw Arbeidsovereenkomst en tewerkstelling

Voor de opmaak en uitvoering van uw arbeidsovereenkomst bij Axis Group als uitzendkracht of externe consultant zal Axis Group de gegevens vermeld onder 3B verwerken en mogelijk doorgeven aan haar sociaal secretariaat.

De gegevens in het tewerkstellingsdossier vermeld onder 3C worden verwerkt omwille van wettelijke verplichtingen.

Deze gegevens kunnen doorgegeven worden aan officiële nationale overheidsinstellingen om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, om auditredenen of bij controles door inspectiediensten.

5.  Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Als Trusted HR advisor, begeleidt Axis Group u tijdens uw gehele carrière.  In het kader hiervan zullen wij de persoonsgegevens van kandidaten, uitzendkrachten en externe consultants bewaren, minimaal 10 jaar na het laatste contact of uw gegeven toestemming, of in casu 10 jaar na het beëindigen van het laatste contract. Na het verstrijken van de termijn zal u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek of u nog langer in de database wenst behouden te blijven om gecontacteerd te worden m.b.t. beschikbare functies.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke nationale wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

6.  Welke rechten kan ik uitoefenen om de bescherming van mijn persoonsgegevens te garanderen?

a.  Recht op toegang en inzage
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

b.  Recht op verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.
U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.
U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

c.  Recht van verzet
U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

d.  Recht van gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

e.  Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

f.  Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

g.  Uitoefening van uw rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze personeelsadministratie via het mailadres privacy@axis.eu.

h.  Klachten
U hebt het recht een klacht in te dienen bij:

•  de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.
•  de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens: PB 93374, 2509AJ DEN HAAG, Tel 088 - 1805 250, Fax 070-8888 501, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
•  l’autorité luxembourgeoise de contrôle: Commission nationale pour la protection des données, Service des plaintes, 1, avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette, Tél. (+352) 26 10 60 -1, Fax (+352) 26 10 60 – 29, https://cnpd.public.lu.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

7.  Wie ontvangt mijn persoonsgegevens (doorgifte aan derden) ?

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens:

a.  Payrollinformatie wordt enerzijds doorgegeven aan het sociaal secretariaat van Axis Group met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en anderzijds aan de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen.
b.  Doorgifte aan providers van Axis Group voor het toekennen van maaltijdcheques en/of ecocheques.
c.  Doorgifte aan cloudproviders van Axis Group voor de registratie van prestaties en beheer van uw vakantie-aanvragen en afwezigheden als uitzendkracht of gedetacheerde werknemer.
d. Doorgifte aan de arbeidsongevallenverzekeraar van Axis Group
e. Doorgifte aan de externe diensten voor preventie en bescherming (België) indien u werkt als uitzendkracht en er medisch onderzoek nodig is.
f. Doorgifte van gegevens aan uw ziekenfonds zodat uw ziektedossier in orde is.
g. Doorgifte aan het kinderbijslagfonds van Axis Group
h. Doorgifte aan Unified Post (België) voor het elektronisch ondertekenen van arbeidsovereenkomsten van Axis Group.
i. Doorgifte aan gerechtsdeurwaarders, krediet- of bankinstellingen, schuldbemiddelaars, enz, indien er sprake is van loonoverdracht, loonbeslag, loonafstand, onderhoudsgeld.
j. Raadslieden indien u verwikkeld bent in een juridische procedure.

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

Uw naam, voornaam, geslacht en taal voor de gewenste communicatie zullen ook worden doorgegeven aan onze klanten ingeval u uw arbeidsprestaties daar zult aanvatten.

Bij het organiseren van evenementen kunnen wij uw persoonsgegevens (zoals naam en voornaam) wel doorgeven aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid.

Uw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

8.  Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. Deze maatregelen zijn oa :

A.  Technische maatregelen:
•  Persoonlijke gegevens op up-to-date servers in een beveiligd datacenter
•  Dagelijkse beveiligde back-ups
•  Gebruik van firewalls et VPN’s
•  Gebruik van antispam filters en uo-to-date anti-virus software
•  Gebruik van toegangscodes, gebruikersnamen en paswoorden
•  Regelmatig wijzigen van deze codes en wachtwoorden

B.  Organisatorische maatregelen:
•  Welbepaalde personen hebben toegang
•  Procedure voor incidentenbeheer
•  Policy naar werknemers & medewerkers
•  Opleiding voor werknemers & medewerkers
•  Vertrouwelijkheidsclausules
 
In het geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Axis Group toch gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Axis Group onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate herstellende maatregelen. Indien nodig, zal Axis Group ook de Gegevensbeschermingsautoriteit in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Dit privacybeleid kan te allen tijde door Axis Group worden gewijzigd. Bij toekomstige wijzigingen in ons privacybeleid zullen wij de wijzigingen in kwestie hier vermelden, zodat u altijd weet welke persoonsgegevens door ons worden verzameld