Quelles sont les règles applicables au télétravail ?
Qu'est-ce que le télétravail ?
Le télétravail se définit comme « le travail effectué à distance du travail ou du client au moyen des technologies de l'information et de la communication ».
Cadre légal
En Belgique, la loi distingue 2 formes de télétravail:
- Le télétravail occasionnel
- Le télétravail structurel
Depuis l'année dernière, de nombreux employés travaillent à domicile à cause du coronavirus. Bien qu'il s'agisse en principe d'un télétravail occasionnel (situation de force majeure), des règles spécifiques s'appliquent. C'est pourquoi une CCT 149 nationale sur le télétravail recommandé ou obligatoire en raison de la crise du coronavirus a été conclue. La CCT est entrée en vigueur immédiatement et s'applique à toutes les entreprises qui n'avaient pas de politique de télétravail ou d'accords individuels de télétravail en place au 1er janvier 2021.
Il y a bien sûr des conséquences juridiques liées à toutes les formes. Nous allons aborder ces deux formes ci-dessous.
Types de télétravail
Télétravail occasionnel
Généralités
Le télétravail occasionnel est souvent utilisé dans des cas dits de force majeure (grève imprévue dans les transports en commun ou neige abondante), mais peut également être utilisé pour des raisons personnelles (visite chez un médecin qui ne peut avoir lieu en dehors des heures de travail).
L'employé doit, à l'avance et dans un délai raisonnable, solliciter de son employeur l’option de télétravail occasionnel. Il doit également indiquer la raison exacte pour laquelle il fait cette demande.
L'employeur et l’employé doivent s'entendre sur la mise en place du télétravail occasionnel. Ces accords déterminent notamment dans quelle mesure l’employé doit rester joignable, quelle est la rémunération qui est d’application et quel équipement est mis à disposition. Il ne doit pas nécessairement s'agir d'un accord écrit entre les deux parties, l'employeur peut en effet l'adapter au règlement de travail ou élaborer à cette fin une politique de télétravail.
L'employeur peut refuser la demande de l'employé, mais il doit bien sûr indiquer les raisons du refus.
Indemnité financière liée au télétravail occasionnel
Il n'est pas obligatoire de payer une contribution aux dépenses d'un employé. Cependant, elle est autorisée. Les frais qui peuvent être remboursés dans le cadre du télétravail occasionnel sont les suivants :
- Une indemnité forfaitaire pour le matériel informatique si l'employé utilise son ordinateur privé ou sa propre connexion internet : 20€ par mois pour la connexion internet et 20€ pour l'ordinateur privé. Ces frais peuvent être cumulés jusqu'à un maximum de 40€ par mois. L'indemnité mensuelle fixe de bureau et l'indemnité de 10% du salaire brut ne s'appliquent pas ici. Depuis le 1er mars 2021, l'ONSS et l'administration fiscale suivent les mêmes règles et montants fixes et acceptent que ces remboursements de frais fixes soient exempts d'ONSS et de précompte professionnel. Ces règles continuent de s'appliquer après la crise Corona. Remboursement des frais.
- Les coûts réels (par exemple, pour l'utilisation d'un téléphone privé ou d'Internet) encourus par le salarié. La preuve du remboursement doit toujours être fournie.
- D'autres équipements privés (par exemple, un écran ou un scanner) peuvent être remboursés si des preuves justificatives peuvent être fournies.
Durée du travail en cas de télétravail occasionnel
L'employé doit suivre l'horaire normal applicable dans l'entreprise comme s'il était présent dans l'entreprise avec la flexibilité nécessaire. Le temps pendant lequel il n'est pas disponible pour des raisons personnelles devra être récupéré.
Télétravail structurel
Généralités
Toutes les règles relatives au télétravail structurel sont énoncées dans la convention collective de travail n° 85. Le télétravail structurel fait référence au télétravail à des moments fixes et réguliers, c'est-à-dire pas de manière occasionnelle. L'administration fiscale et l'ONSS considèrent que le télétravail est structurel et régulier si, sur une base mensuelle, les employés travaillent l'équivalent d'un jour de travail par semaine depuis leur domicile. Il peut s'agir d'une journée complète par semaine, ou de quelques heures par jour. Une semaine complète de télétravail par mois est également possible.
Les conditions attachées à cette forme de télétravail sont strictes.
Il doit y avoir un accord écrit entre l'employeur et l'employé, contenant les éléments suivants :
- La fréquence et éventuellement les jours et les heures de télétravail ou les jours et les heures de présence dans l'entreprise.
- Les heures précises ou les plages de temps durant lesquelles le salarié doit être disponible ainsi que les moyens dont il disposera à cette fin.
- Les coûts éventuels liés au télétravail.
- Le moment de la journée où l'employé peut faire appel à l'assistance technique.
- Les règles précises concernant la reprise du travail dans l'entreprise.
- Le lieu où l'employé effectuera le télétravail.
L'employé est informé des différentes conditions de travail (détermination du travail à effectuer, du service auquel il est rattaché, clarté sur son supérieur ou toute autre personne à laquelle il peut adresser des questions ou à laquelle il doit se présenter).
L'employeur doit informer l'employé sur la politique de santé et de sécurité et marquer expressément son adhésion. Les services internes de prévention ont la possibilité d’examiner le lieu de télétravail. S’il s’agit du domicile du salarié, l’accord de celui-ci est bien sûr indispensable.
Les conditions de travail du télétravailleur doivent être les mêmes que celles des travailleurs exerçant leur activité dans les locaux de l'entreprise (horaires de travail, accès au matériel nécessaire ou remboursement éventuel des frais liés à l’usage du matériel qui lui appartient).
Indemnité prévue pour le télétravail structurel
Le télétravail structurel impliquant le télétravail à des moment fixes et réguliers, d'autres règles s'appliquent à la rémunération par rapport au télétravail occasionnel.
Il existe 2 possibilités de remboursement des coûts, à savoir via des avantages de toute nature ou via une indemnité.
- Avantages de Toute Nature
Il s'agit d'un avantage que l'employeur accorde à son employé, comme un ordinateur portable ou un téléphone mobile. L'employeur reste propriétaire de ces biens, mais l'employé peut les utiliser pour effectuer son travail.
Lorsque le salarié utilise également les avantages à des fins privées, il s'agit d'un avantage en nature sur lequel sont retenues des cotisations sociales et d’impôts à la source (revenu professionnel). S'il s'agit uniquement de l'utilisation à des fins professionnelles, il s'agit d'un instrument de travail et alors aucun montant forfaitaire n'est calculé. Les avantages en nature sont convertis en un montant qui est réputé correspondre à un usage privé.
Les montants forfaitaires appliqués par l'ONSS et le SPF Finances peuvent être consultés via le lien Avantages en nature
Il s'agit de tarifs forfaitaires pour la mise à disposition d'un PC fixe ou portable, d'un téléphone portable ou d'une tablette, d'une connexion internet et d'un abonnement de téléphonie fixe ou mobile.
L'employé a la possibilité de contribuer lui-même financièrement à cet avantage. Bien entendu, le montant forfaitaire doit ensuite être réduit de la contribution personnelle.
L'employeur qui fournit gratuitement plusieurs avantages (PC, abonnement de téléphonie mobile ou téléphonique, etc.) doit estimer chaque avantage séparément sur une base forfaitaire et les facturer cumulativement.
- Remboursement des frais
L'employé qui supporte certains frais pour effectuer du télétravail structurel peut se voir accorder une indemnité de l'employeur.
Contrairement aux avantages en nature, cette rémunération est exonérée de cotisations de sécurité sociale. Il est important que 3 conditions cumulatives soient remplies :
- Les frais sont engagés dans le cadre de l'emploi.
- Les frais sont réels.
- Les dépenses peuvent être justifiées au moyen de pièces justificatives.
Le remboursement des frais peut se faire de la manière suivante :
Une indemnité forfaitaire établie par l'ONSS. Il peut s'agir d'une indemnité de bureau fixe par mois, mais aussi de 10 % du salaire brut (le salaire brut est limité à la partie qui concerne le télétravail). En outre, d'autres indemnités forfaitaires peuvent également être accordées pour le matériel informatique, comme c'est le cas pour le télétravail occasionnel : 20€ par mois pour la connexion internet et 20€ pour l'ordinateur privé si le salarié utilise son propre ordinateur privé ou sa connexion internet. Tous les montants peuvent être trouvés sur le site web de l'ONSS. Depuis le 1er mars 2021, l'ONSS et l'administration fiscale suivent les mêmes règles et montants fixes et acceptent que ces remboursements de frais fixes soient exempts d'ONSS et de précompte professionnel. Ces règles continuent de s'appliquer après la crise Corona.
Les coûts réels (par exemple, pour l'utilisation d'un téléphone privé ou d'Internet) encourus par le salarié. La preuve du remboursement doit toujours être fournie. Il est extrêmement important que les coûts ne soient pas payés deux fois.
En outre, l'ONSS et l'administration fiscale acceptent désormais que l'employeur intervienne dans les frais engagés par le salarié pour l'achat de mobilier de bureau et d'équipements informatiques (chaise de bureau, bureau, lampe de bureau, casques d'écoute, etc.). Le remboursement n'est pas considéré comme un salaire (et n'est donc pas soumis au précompte professionel ou à la sécurité sociale) si l'employé peut prouver les frais réels (via la facture) et s'il peut être démontré que les frais sont nécessaires pour pouvoir travailler dans des conditions normales. Le remboursement doit être raisonnable (par exemple, pas une chaise de bureau très luxueuse) et les frais ne peuvent pas être remboursés chaque année.
Durée du travail en cas de télétravail structurel
Dans ce contexte, l'employé peut organiser son travail librement. L'employeur peut toutefois exiger des heures précises/plages horaires obligatoires.
Télétravail recommandé ou obligatoire en raison de la crise corona
Généralités
Depuis l'apparition du coronavirus l'année dernière, et depuis que le télétravail est fortement recommandé ou obligatoire, les employés ont commencé à travailler à domicile en grand nombre. Bien qu'il s'agisse en principe d'un télétravail occasionnel (situation de force majeure et non sur une base volontaire), des règles spécifiques ont été élaborées pour cette nouvelle forme de télétravail. En outre, une CCT nationale 149 a également été conclue en ce qui concerne le télétravail recommandé ou obligatoire en raison du coronavirus. La CCT est entrée en vigueur immédiatement et s'applique à toutes les entreprises qui n'avaient pas de politique de télétravail ou d'accords individuels de télétravail en place au 1er janvier 2021. L'objectif est que ces entreprises adaptent leur règlement de travail ou élaborent une convention collective, un accord individuel ou une politique avec les conditions prévues par la convention collective 149. La CTT ne s'applique pas aux accords existants et est valable jusqu'au 31 décembre 2021.
Concrètement, le CCT passe des accords sur la disposition de matériel et de soutien technique. Les horaires auxquels le salarié doit être disponible sont également fixés. Le CCT comprend également un certain nombre de dispositions statutaires sur le bien-être, les mesures préventives et les mesures visant à éviter l'isolement.
Indemnité prévue pour le télétravail recommandé ou obligatoire en raison de la crise corona
La rémunération du télétravail peut être stipulée dans la même CCT et peut être déterminée au niveau de l'entreprise.
L'ONSS ne fait plus de distinction entre le travail à domicile occasionnel ou structurel pour ce remboursement. Toutefois, le nombre de jours pendant lesquels le salarié travaille à domicile est pris en compte. Si, sur une base mensuelle, l'équivalent d'un jour de travail par semaine est effectué àdomicile, les forfaits de l'ONSS peuvent être appliqués. Si ce n'est pas le cas, les règles relatives au remboursement du télétravail occasionnel s'appliquent.
Le remboursement des frais si plus d'un jour par semaine est travaillé à domicile peut se faire de la manière suivante :
Une indemnité forfaitaire établie par l'ONSS. Il peut s'agir d'une indemnité de bureau fixe par mois. Les 10 % du salaire brut ne peuvent être appliqués que s'il y avait auparavant un travail à domicile structurel. En outre, d'autres indemnités forfaitaires peuvent également être accordées pour le matériel informatique, comme c'est le cas pour le télétravail occasionnel : 20€ par mois pour la connexion internet et 20€ pour l'ordinateur privé si le salarié utilise son propre ordinateur privé ou sa connexion internet. Tous les montants peuvent être trouvés sur le site web de l'ONSS. Depuis le 1er mars 2021, l'ONSS et l'administration fiscale suivent les mêmes règles et montants fixes et acceptent que ces remboursements de frais fixes soient exempts d'ONSS et de précompte professionnel. Ces règles continuent de s'appliquer après la crise Corona.
Les coûts réels (par exemple, pour l'utilisation d'un téléphone privé ou d'Internet) encourus par le salarié. La preuve du remboursement doit toujours être fournie. Il est extrêmement important que les coûts ne soient pas payés deux fois.
Ici aussi l'ONSS et l'administration fiscale acceptent désormais que l'employeur intervienne dans les frais engagés par le salarié pour l'achat de mobilier de bureau et d'équipements informatiques (chaise de bureau, bureau, lampe de bureau, casques d'écoute, etc.). Le remboursement n'est pas considéré comme un salaire (et n'est donc pas soumis au précompte professionel ou à la sécurité sociale) si l'employé peut prouver les frais réels (via la facture) et s'il peut être démontré que les frais sont nécessaires pour pouvoir travailler dans des conditions normales. Le remboursement doit être raisonnable (par exemple, pas une chaise de bureau très luxueuse) et les frais ne peuvent pas être remboursés chaque année.
Assurance accidents de travail
Enfin, un point important concernant l'assurance contre les accidents du travail. Les employés qui télétravaillent, travaillent dans un lieu autre que celui de l'entreprise. Il est donc important de le signaler à l'assureur.
Si un accident se produit pendant le télétravail, on présume qu’il s’agit d’un accident de travail.
La règle s'applique à toutes les formes de télétravail.
Conclusion
En général, une distinction est faite entre le télétravail occasionnel et structurel. Cependant, des règles spécifiques ont été établies pour le télétravail recommandé ou obligatoire en raison du coronavirus. Il est donc important que des accords clairs soient conclus entre l'employeur et l'employé. N'oubliez pas de vérifier auprès des différents organismes gouvernementaux. Dans certains cas, un soutien est fourni par le gouvernement si vous souhaitez mettre en œuvre une politique de télétravail dans votre entreprise.
Sources et info: Federgon, CNT, SD Worx, ONSS
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