Management assistant

Référence: 10033928 CDI

Description

• Coordonne et maintient des procédures de bureau efficaces et un flux de travail efficace ; se conforme aux politiques et procédures établies par l'employeur ; établit et maintient des relations de travail harmonieuses avec les superviseurs, les collègues et les clients, etc.
• Travaille en tant que membre efficace de l'équipe de secrétariat désignée ; assure la suppléance en cas d'absence, répond aux appels téléphoniques pour le groupe, etc. et se porte volontaire pour des tâches en surnombre lorsque le temps le permet.
• Assumer la responsabilité du maintien du plus haut niveau de confidentialité de toutes les informations, dossiers et fichiers des clients et du cabinet, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du cabinet.
• Gestion quotidienne de l'agenda des avocats ; programmation des réunions, organisation des itinéraires professionnels et coordination des déplacements.
• Communiquer efficacement avec les clients, passer et prendre des appels si nécessaire. Selon les besoins, trier et lire les courriers électroniques et les documents reçus des clients pour les avocats en leur absence et les classer de manière appropriée en vue d'une action nécessaire.
• Dactylographier et rédiger de la correspondance générale, des documents, des mémos, des rapports, des présentations PowerPoint, etc. à partir de diverses sources (par exemple, écriture manuscrite et notes) en utilisant les modèles et les ressources de rédaction du cabinet. Il est responsable de l'exactitude et de la clarté de la copie finale et veille à ce que tous les travaux soient rendus dans les délais impartis.
• Utilise efficacement les systèmes informatiques et les applications logicielles du cabinet et établit et conserve des dossiers et des archives, tant sur papier que sous forme électronique.
• Saisir régulièrement les feuilles de temps des avocats concernés dans le système 3E et s'assurer que toutes les entrées de temps sont finalisées conformément aux échéances mensuelles du cabinet.
• Gère le processus de facturation pour les avocats concernés, notamment en assurant la liaison avec les coordinateurs de facturation, le cas échéant. - Organise avec le département de la comptabilité les demandes de remboursement des dépenses personnelles. Demande également le paiement des factures ou des chèques à tirer sur les numéros de clients/affaires appropriés.
• Tient à jour une version des notes de transfert de secrétariat pour chaque avocat désigné.
• Assumer toute autre tâche administrative ou de secrétariat ad hoc, selon les besoins.

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Votre profil

• Expérience dans un cabinet d'avocats ou un secteur similaire.
• Très bonne maîtrise de l'anglais et du néerlandais (à l'oral et à l'écrit).
• Expérience de MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Une expérience d'Intapp, de 3E, de ChromeRiver et de la facturation serait un avantage.
• Excellent esprit d'équipe et sens de la coopération pour aider les autres.
• Faire preuve d'assiduité et de ponctualité.
• Excellente capacité technique à utiliser le système informatique et les applications logicielles du cabinet.
• Être conscient de la nécessité de fournir un service de qualité et procéder à une auto-évaluation précise du travail entrepris.
• Aptitude à entretenir des relations professionnelles et efficaces avec les clients.
• Capacité à organiser et à hiérarchiser efficacement la charge de travail afin de respecter les délais.
• Flexibilité pour travailler des heures supplémentaires selon les besoins.

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