Save job
Hide from selection

Description:

The job description is only available in Dutch

De Executive Assistant ondersteunt een aantal Partners/Principals bij onze opdrachtgever en vervult algemene administratieve taken en specifieke project- of klant gerelateerde ondersteuning. Zij/hij is onderdeel van het team van Executive Assistants in Amsterdam. Het werk is vaak confidentieel en vraagt discretie
alsmede veel zelfstandigheid.
Functieomschrijving:
Agenda:
Beheren en bewaken van de agenda’s van Partners/Principals en
plannen van afspraken. Verzekeren dat schema van Partner/Principal wordt gevolgd en gerespecteerd (gatekeeper / gateway rol), zodat er win-win situatie gecreëerd wordt tussen klant – P&P – collega’s. Begrijpen en daardoor kunnen prioriteren van conflicterende belangen. Goed inschatten van uitloop, reistijd, en tijd vrijhouden om te werken.
Admin:
Uitvoeren van administratieve taken: reizen (incl. visa, inchecken),
hotels en restaurants plannen, vergaderingen/meetings en lunches organiseren en voorbereiden; telefoongesprekken en videoconferenties opzetten; onderhouden nationale en internationale telefonische contacten op directieniveau; documenten kopiëren of inbinden; aantekeningen maken tijdens vergaderingen.
- Indienen van timesheets en expense reports, bijhouden mileage, telefoonkosten,
etc.
- Kennis bijhouden van de organisatie en belangrijke interne en externe
contactpersonen
Project:
- Ondersteunen bij projectadministratie en coördinatie
- Fungeren als aanspreekpunt voor klanten en betrokken consultants enassisteren
van teamleden van Partners/Principals bij organiserenvergaderingen en
meetings
Business Development:
- Proactief bijwerken van dossiers en aanpassen van klantgegevens in
CRM database (InterAction); ownership nemen bij maken van mailings naar
klanten/externe contacten bij (internationale) events
- Integraal onderdeel uitmaken van practices (CMT, FIG, EPI, CIRP) inclusief
practice meetings, en fungeren als spin in het web bij (grotere) projecten
Ondersteunende taken uitvoeren (o.a. receptie)

Profile:

Aangezien de consultants vaak afwezig zijn en een hoge werkdruk kennen, is
de Assistant gewend in hoog tempo te werken en tal van zaken zelfstandig af te
handelen. Ze/hij beschikt over een natuurlijk overwicht, neemt initiatief waar
mogelijk en koppelt tijdig terug. De Assistant is organisatorisch sterk en is in
staat om verschillende complexe zaken zelfstandig af te handelen. Ze/hij denkt
mee en vooruit en is creatief in het vinden van alternatieven. Ze/hij weet te allen
tijde overzicht te behouden, prioriteiten te stellen en deadlines te bewaken. De
Assistant is service georiënteerd, flexibel en heeft een ‘can-do’ mentaliteit. Ze/hij
is in staat een hoge kwaliteit af te leveren omdat ze/hij/hij gestructureerd,
accuraat, en onder druk kan werken. Ze/hij streeft naar perfectie, zoekt altijd
naar manieren om de kwaliteit en de efficiency verder te verbeteren. De Assistant is vaardig in het opbouwen van een relevant netwerk zowel binnen als buiten onze opdrachtgever en ze/hij/hij benut en onderhoudt deze contacten op een zelfstandige manier. Ze/hij is een teamspeler en gesprekspartner op alle niveaus.

Persoonlijkheid
De Assistant heeft een open instelling, een ‘no-nonsense’ houding en een
enthousiaste uitstraling; zij/hij beweegt zich gemakkelijk op ieder niveau en wordt
gemotiveerd door het topmanagement milieu. Ze/hij weet op de juiste manier de
benodigde zaken gedaan te krijgen en informatie te vergaren. Ze/hij heeft een
dienstverlenende, flexibele en collegiale instelling (geen 9-5 mentaliteit). Ze/hij
kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Verder is ze/hij intelligent en
in staat zelfstandig situaties in te schatten en conform te handelen. De Assistant
is representatief, heeft gevoel voor stijl en oog voor detail. Ze/hij is discreet en
gewend met vertrouwelijke informatie om te gaan. Gevoel voor humor wordt
gewaardeerd!

Communicatie skills
• Excellente kennis van (business) Nederlands en Engels (gesproken en
geschreven)
• Sterke interpersoonlijke skills: is gesprekspartner op alle niveaus
• Bedreven in het schrijven van business documenten en beantwoorden van
e-mails

Technische skills
• Sterk in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Offer:

Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.

These job opportunities may be of interest to you

Malissa
Did not find what you're looking for? Let Malissa make a suggestion.
Login or register to save or to hide jobs and enjoy more functionalities