Déclaration de confidentialité des personnes de contact chez clients et fournisseurs d'Axis Group

Axis Group attache un grande importance à la confidentialité de vos données à caractère personnel.  En effet, il nous importe de traiter celles-ci de manière légale, loyale et transparente.

La présente déclaration de confidentialité explique, d’une part, quelles sont les données personnelles vous concernant, en tant que personnes physique, que nous traitons et les finalités de ces usages et, d’autre part, vos droits afin de garantir et, éventuellement, améliorer la protection de vos donnés personnelles.

1.  Qui sommes-nous ?

Vos données seront traitées par Axis Group, qui comprend les sociétés suivantes:

Axis NV ayant son siège social à Bourlastraat 3, 2000 Antwerpen, et inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro 0458 028 951.
Axis Project Management NV ayant son siège social à Bourlastraat 3, 2000 Antwerpen, et inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro 0886 871 790.
Axis Group NV ayant son siège social à Bourlastraat 3, 2000 Antwerpen, et inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro 0878 353 410.
Axis Career BV ayant son siège social à Karspeldreef 8, 1101 CJ Amsterdam Zuidoost, et inscrite à Kamer van Koophandel sous le numéro KvK 34215297.
Axis (Luxembourg) SARL ayant son siège social à 49, Boulevard Prince Henri,  L-1724 Luxembourg, et inscrite au RCS sous le numéro ONN 2006 2422 581.
Axis Projects SARL ayant son siège social à 49, Boulevard Prince Henri,  L-1724 Luxembourg, et inscrite au RCS sous le numéro ONN 2001 2402 628.

Les sociétés mentionnées ci-dessus  sont les responsables du traitement de vos données à caractère personnel (ci-après "Responsable du traitement") et déclarent, en tant que Responsable du traitement, respecter la législation nationale sur la protection de la vie privée, ainsi que les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (ci-après "RGPD") à compter de son entrée en vigueur.

Si vous avez d'autres questions et / ou souhaitez plus d'informations, vous pouvez toujours nous contacter à l'adresse e-mail privacy@axis.eu.

2.  Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons ?

Dès lors que nous collectons, en principe,uniquement vos coordonnées professionnelles, il s’agit des informations vous concernant que vous nous communiquez.

A. Données que nous collectons directement : 
• Vos coordonnées: nom, prénom, sexe, langue, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de portable, numéro de fax, fonction
• Les coordonnées de votre société: nom de l'entreprise, adresse de l'entreprise, numéro de société, numéro de compte bancaire, numéro de TVA.

B. Données publiques et données que nous collectons indirectement : 
• Les données qui sont soumises à une obligation de publication, comme la publication de votre nomination en tant qu’administrateur d’une société, ou bien les données que vous avez vous-même rendues publiques, comme des informations sur votre site Internet. Il peut s’agir aussi de données qui sont publiques par exemple parce qu’elles sont bien connues ou bien parce qu’elles sont parues dans la presse.
• Informations publiées par la Banque Carrefour des Entreprises, par Graydon ou par Companyweb. 
• Les données accessibles au public que nous trouvons à votre sujet. Nous supposons que nous pouvons également conserver ces données personnelles lorsque vous avez rendu ce contenu accessible au public (par exemple sur des réseaux sociaux professionnels tels que Linkedin)

C. Données que vous nous communiquez spontanément :
Lorsque vous nous contactez par téléphone, notre réception ou l'employé peut enregistrer votre prénom et votre nom et votre numéro de téléphone pour informer votre personne de contact chez Axis de votre appel et transmettre votre message.

3.  A quelles fins collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données sont, selon le cas, utilisées pour les finalités suivantes :

A. Personnes de contact chez les clients d’ Axis Group: 

Nous recueillons et traitons vos données (point 2.A) qui sont sont nécessaires pour l’exécution correcte du contrat que vous concluez avec nous et pour notre relation contractuelle dans le cadre:

• de la mise à disposition de travailleurs intérimaires
• de la mise à disposition de travailleurs (salariés ou indépendants) pour des projets déterminés
• d’une mission de sélection ou de recrutement
• d’offres de formations et des entraînements
• d’offres de consultants ou des conseils RH ou juridique
• d’offres d'évaluations

Les données à caractère personnel qui sont collectées seront traitées en vue de l’administration et de la compatbilité. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées dans ces cadres-là, il ne sera pas possible dans le chef d’Axis Group d’effectuer les prestations pour lesquelles vous avez conclu un contrat avec nous. Nous utilisons également ces informations pour rester en contact avec vous.

B. Nouveaux contacts potentiels d’ Axis Group :

• Si vous nous avez remis, d’une manière ou d’une autre, une carte de visite, nous enregistrons dans notre base de données vos coordonnées professionnelles et toutes les données publiques que nous trouverons à votre sujet. Nous faisons appel ici à l'intérêt légitime.
• Si vous nous envoyez un e-mail ou remplissez un formulaire de contact sur notre site web https://axis.eu, nous inclurons également vos coordonnées dans notre base de données. Nous faisons également appel ici à l'intérêt légitime. 
• Dans le cadre de la prospection, nous pouvons stocker des données accessibles au public que nous trouvons à votre sujet dans notre base de données. Nous faisons appel ici à l'intérêt légitime.

C. Personnes de contact chez les fournisseurs d’ Axis Group: 

Nous collectons vos données à caractère personnel (au point 2.A) qui sont nécessaires pour l’exécution du contrat et qui permettent une communication facile, basée sur la nécessité de l'exécution de la relation contractuelle.

4.  Qui reçoit vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel ne sont en principe pas transmises à des tiers.

Axis Group traite ces données à caractère personnel conformément aux finalités mentionnées au point 3. Seuls les collaborateurs de notre organisation qui ont besoin de vos données à caractère personnel dans l’exercice de leur fonction, pourront consulter celles-ci.

Lors de l’organisation d’événements, nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel (comme votre nom et prénom) aux organisateurs pour des raisons d’organisation et de sécurité.

Nous collaborons avec un certain nombre de tiers qui peuvent aussi consulter vos données à caractère personnel. Il s’agit des destinataires suivants : 
• Comptables & consultants en matière fiscale 
• Prestataires IT

5.  Période durant laquelle vos données à caractère personnel sont conservées ?

Vos données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités décrites au point 3.

Bien entendu, nous conservons vos données à caractère personnel conformément aux éventuels délais légaux et délais de prescription à respecter.

6.  Quels droits pouvez-vous exercer pour garantir la protection de vos données à caractère personnel ?

6.1. Vous pouvez consulter vos données
En exerçant votre droit de regard, vous avez à tout moment le droit de consulter vos données à caractère personnel que nous traitons. .

Axis Group vous fournira un relevé aussi complet que possible des données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet. Nous pouvons d’ores et déjà confirmer que nous ne conservons pas de catégories particulières de données à caractère personnel (par exemple des données relatives à la race, l’origine ethnique, la santé, l’orientation sexuelle, …).
Vous pouvez obtenir une copie des données à caractère personnel qui sont collectées.

6.2. Vous pouvez faire corriger vos données
S’il y a des changements dans vos données à caractère personnel (nom, adresse, adresse e-mail, …), vous pouvez toujours demander que celles-ci soient rectifiées ou complétées.
  
6.3. Vous pouvez demander l’effacement de vos données
Si vous estimez que nous traitons certaines données à caractère personnel sur une base illicite, c’est-à-dire sans finalité légitime, vous pouvez demander à ce que vos données à caractère personnel soient effacées de nos fichiers.

6.4. Vous pouvez demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel
Si vos données à caractère personnel sont inexactes et que vous avez demandé de les adapter ou si vous estimez que nous traitons vos données sur une base illicite, vous pouvez demander d’en limiter le traitement.

Cela signifie que nous pouvons continuer à traiter vos données à caractère personnel mais uniquement avec votre consentement. Ainsi, nous pouvons continuer à conserver vos données, mais ne pouvons poursuivre le traitement de celles-ci que moyenant votre consentement, exception faites d’une procédure judiciaire, des exigences en vue de la protection de personnes physiques ou morales, ou de motifs importants d’intérêt public..

6.5. Vous pouvez demander que vos données à caractère personnel soient directement transférées à un tiers
Si vous le souhaitez, vous pouvez nous demander de transférer les données que vous nous avez personnellement fournies, soit à vous-même, soit directement à un tiers. Le RGDP prévoit certaines limites à ce droit, de sorte que celui-ci ne s’applique pas dans tous les cas. Un examen au cas par cas est bien entendu nécessaire.

6.6. Vous pouvez parfois refuser que vos données soient traitées de manière entièrement automatisée
Certains traitements de données et processus sont effectués de manière entièrement automatisée, sans intervention humaine. Nous n’en faisons cependant pas usage en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel. 
Si cela devait cependant être le cas et si vous refusez un tel processus entièrement automatisé, vous pouvez exercer un droit d’opposition, de manière à ce que vos données à caractère personnel ne soient plus traitées de la sorte.

6.7. Vous pouvez retirer votre consentement 
Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement (cf. point 3), vous pouvez retirer ce consentement en tout temps. Nous aurons alors l’obligation d’effacer vos données.

Si vous souhaitez exercer un ou plusieurs de ces droits, veuillez prendre contact avec nous à l’adresse email privacy@axis.eu et préciser quel(s) droit(s) vous souhaitez exercer.

En outre, et si vous estimez qu’Axis Group ne respecte pas vos droits tels que mentionnés dans le présent document, vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès des autorités de contrôle :

l’autorité belge de contrôle:  Commission de la protection de la vie privée,  rue de la Presse 35,  1000 Bruxelles, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.
de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens: PB 93374, 2509AJ DEN HAAG, Tel 088 - 1805 250, Fax 070-8888 501, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
l’autorité luxembourgeoise de contrôle: Commission nationale pour la protection des données, Service des plaintes, 1, avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette, Tél. (+352) 26 10 60 -1, Fax (+352) 26 10 60 – 29, https://cnpd.public.lu.

7.  Sécurité et confidentialité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité adaptées pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès de personnes non autorisées ou la communication par inadvertance à des tiers des données à caractère personnel collectées ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. Ces mesures comprennent:

7.1 Mesures techniques
• Données personnelles sur des serveurs à jour dans un centre de données sécurisé
• Sauvegardes sécurisées quotidiennes
• Usage d’antivirus et pare-feu
• Utilisation de filtres anti-spam et d'un logiciel anti-virus à jour
• Utilisation des codes d'accès, des noms d'utilisateur et des mots de passe sûrs
• Modifications régulières de ces codes et mots de passe

7.2 Mesures organisationnelles
• Définition des personnes ayant accès à ces données personnelles
• Procédure à suivre en cas d’incident 
• Instructions à l’intention des travailleurs et collaborateurs
• Formation pour les travailleurs et collaborateurs
• Clauses de confidentialité


Dans l’hypothèse où vos données personnelles, sous le contrôle d'Axis Group, sont compromises par une violation de la sécurité de l'information, Axis Group agira immédiatement pour identifier la cause de cette infraction et prendra des mesures réparatrices adéquates. Le cas échéant, Axis Group informera également l'autorité de protection des données de cet incident conformément à la législation en vigueur.


Cette politique de confidentialité peut être modifiée par Axis Group à tout moment. Vous pouvez toujours consulter la version actuelle ici.