Wat zijn de regels bij telewerken?
Wat is telewerk?
De definitie van telewerk is "arbeid die op afstand van de werk- of opdrachtgever wordt uitgevoerd met behulp van informatie- en communicatietechnologie”.
Wettelijk kader
In België kunnen we volgens de wet een onderscheid maken tussen 2 vormen van telewerk:
- Occasioneel telewerk
- Structureel telewerk
Sinds vorig jaar zijn er heel wat werknemers die thuiswerken omwille van het Coronavirus. Hoewel het hier in principe om occasioneel telewerk gaat (een overmacht situatie) gelden hiervoor specifieke regels. Daarom werd er een nationale cao 149 afgesloten in verband met aanbevolen of verplicht telewerk omwille van het coronavirus. De cao werd meteen van kracht en geldt voor alle ondernemingen die op 1 januari 2021 nog geen telewerkbeleid of individuele telewerk-overeenkomsten hadden.
We bespreken alle vormen hieronder.
Soorten telewerk
Occasioneel telewerk
Algemeen
Occasioneel telewerk wordt vaak gebruikt in het kader van overmacht situaties (een onvoorziene staking bij openbaar vervoer of hevige sneeuw bijvoorbeeld), maar kan ook gebruikt worden om persoonlijke redenen (zoals een doktersbezoek dat niet buiten de werktijd kan gebeuren).
Het telewerk omwille van het coronavirus valt onder het occasioneel telewerk. Het gaat hier immers duidelijk om een overmachtsituatie.
De werknemer dient voorafgaandelijk en binnen een redelijke termijn het occasioneel telewerk aan te vragen bij de werkgever en hierbij de reden te vermelden waarom hij dit precies aanvraagt.
De werkgever en werknemer maken in onderling akkoord afspraken over de uitvoering van het occasioneel telewerk. Deze afspraken kunnen gaan over de bereikbaarheid van de werknemer, de eventuele vergoeding voor het telewerk of de terbeschikkingstelling van apparatuur. Het moet niet gaan om een schriftelijke overeenkomst tussen de 2 partijen. De werkgever kan dit best aanpassen in het arbeidsreglement of een telewerkpolicy opmaken.
De werkgever kan de aanvraag van de werknemer weigeren, maar hij moet dit steeds kunnen motiveren.
Vergoeding bij occasioneel telewerk
Het is niet verplicht om een bijdrage te betalen in de kosten van een werknemer. Het mag echter wel. De kosten die in het kader van occasioneel telewerk terugbetaald kunnen worden zijn de volgende:
- Een forfaitaire vergoeding voor IT-apparatuur als de werknemer zijn privécomputer of eigen internetaansluiting gebruikt: 20€ per maand voor internetverbinding en 20€ voor privécomputer. Deze kosten kunnen geaccumuleerd worden tot een maximum van 40€ per maand. De forfaitaire maandelijkse bureauvergoeding en de vergoeding van 10% van het brutoloon gelden hier niet. Sinds 1 maart 2021 volgen de RSZ en de fiscus dezelfde regels en forfaitaire bedragen en aanvaarden zij dat deze forfaitaire onkostenvergoedingen vrij zijn van RSZ en bedrijfsvoorheffing. Deze regels blijven ook na de coronacrisis van toepassing. Terugbetaling van kosten RSZ.
- De werkelijke kosten (bijvoorbeeld voor het gebruik van een eigen telefoon of internet), die de werknemer gemaakt heeft. Voor de terugbetaling moet steeds een bewijs voorgelegd worden.
- Ander privé-materiaal (bijvoorbeeld scherm of scanner) kan terugbetaald worden mits hiervan bewijsstukken voorgelegd kunnen worden.
Arbeidsduur bij occasioneel telewerk
De werknemer volgt het normale uurrooster dat geldt binnen de onderneming alsof hij aanwezig was binnen de onderneming met de nodige flexibiliteit. De tijd die hij niet beschikbaar is omwille van persoonlijke redenen zal ingehaald moeten worden.
Structureel telewerk
Algemeen
Alle regels rond structureel telewerk zijn opgenomen in cao nr. 85. Bij structureel telewerk gaat het om telewerk op vaste en regelmatige tijdstippen, dus niet occasioneel. De fiscus en de RSZ beschouwen telewerk als structureel en regelmatig als werknemers op maandbasis het equivalent van één werkdag per week van thuis werken. Het kan hierbij om een volledige dag per week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week telewerk per maand is mogelijk.
De voorwaarden gekoppeld aan deze vorm van telewerk, zijn streng.
Het moet gaan om een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer die volgende elementen bevat:
- De frequentie en eventueel de dagen en uren waarop telewerk wordt toegepast of de dagen en uren aanwezigheid in de onderneming.
- De momenten of de periodes waarop de werknemer bereikbaar moet zijn en via welke middelen hij dit moet doen.
- De eventuele kosten verbonden aan het telewerk.
- Het tijdstip waarop de werknemer een beroep kan doen op technische ondersteuning.
- De precieze regels over de terugkeer naar de onderneming.
- De plaats waar de werknemer het telewerk zal uitvoeren.
De werknemer wordt ingelicht over de verschillende arbeidsvoorwaarden. Meer concreet is dit de beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden, de afdeling waaraan hij verbonden is, de benoeming van de overste en de bepaling aan wie hij moet rapporteren.
De werkgever geeft informatie aan de werknemer over het beleid van gezondheid en veiligheid en de uitdrukkelijke wil om dit te respecteren. De interne preventiediensten hebben de mogelijkheid om de telewerkplek te controleren. Indien dit de woonplaats van de werknemer is, moet dit uiteraard met zijn toestemming.
De arbeidsvoorwaarden van de telewerker dienen dezelfde te zijn als deze van de andere werknemers (die op de locatie van de onderneming werken). Het gaat hier om arbeidsduur, beschikking over de nodige apparatuur, eventuele onkostenvergoeding bij gebruik van eigen apparatuur,…
Vergoeding bij structureel telewerk
Vermits het bij structureel telewerk gaat om telewerk op vaste en regelmatige tijdstippen gelden er andere regels voor de vergoeding dan bij occasioneel telewerk.
Er zijn 2 mogelijkheden om de kosten te vergoeden, namelijk via voordelen alle aard of via een onkostenvergoeding.
- Voordelen Alle Aard
Dit is een voordeel dat de werkgever toekent aan zijn werknemer. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een laptop of een gsm. De werkgever blijft eigenaar van de goederen, maar de werknemer mag deze goederen gebruiken om zijn arbeid uit te voeren.
Wanneer de werknemer de voordelen ook voor privédoeleinden gebruikt, wordt dit een voordeel in natura waarop sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing ingehouden worden (beroepsinkomen). Indien het enkel over het gebruik puur voor professionele doeleinden gaat, is dit een werkinstrument en dan wordt er geen forfait berekend. De voordelen alle aard worden omgerekend naar een bedrag dat geacht wordt met het privégebruik overeen te stemmen.
De forfaits die de RSZ en FOD Financiën toepassen zijn hierbij terug te vinden Voordelen in natura RSZ
Concreet gaat het om forfaits voor het ter beschikking stellen van vaste of mobiele pc, mobiele telefoon of tablet, internetaansluiting en een vast of mobiel telefoonabonnement.
De werknemer kan eventueel een eigen bijdrage betalen voor het voordeel. Uiteraard moet het forfaitair bedrag dan verminderd worden met de eigen bijdrage.
De werkgever die meerdere voordelen (pc, gsm of telefoonabonnement,…) kosteloos ter beschikking stelt, moet elk voordeel apart forfaitair schatten en cumulatief in rekening brengen.
- Onkostenvergoeding
De werknemer die bepaalde kosten maakt om het structureel telewerk uit te voeren, kan hiervoor een vergoeding krijgen van de werkgever.
Anders dan bij voordelen alle aard is deze vergoeding vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen. Belangrijk is wel dat aan 3 cumulatieve voorwaarden voldaan wordt:
- De kosten worden gemaakt in het kader van dienstverband.
- De kosten zijn reëel.
- De uitgaven kunnen met bewijsstukken verantwoord worden.
De terugbetaling van de kosten kan op volgende manieren gebeuren:
Een forfaitaire vergoeding die door de RSZ werd vastgelegd. Het kan hier gaan om een forfaitaire kantoorvergoeding per maand, maar het kan ook gaan om 10% van het brutoloon (brutoloon is beperkt tot dat deel dat betrekking heeft op het telewerk). Daarnaast kunnen ook nog andere forfaitaire vergoedingen voor IT-apparatuur toegekend worden zoals het geval is bij occasioneel telewerk: 20€ per maand voor internetverbinding en 20€ voor privécomputer als de werknemer zijn eigen privécomputer of internetaansluiting gebruikt. Alle bedragen zijn terug te vinden op de website van de RSZ. Sinds 1 maart 2021 volgen de RSZ en de fiscus dezelfde regels en forfaitaire bedragen en aanvaarden zij dat deze forfaitaire onkostenvergoedingen vrij zijn van RSZ en bedrijfsvoorheffing. Deze regels blijven ook na de coronacrisis van toepassing.
De werkelijke kosten (bijvoorbeeld voor het gebruik van een eigen telefoon of internet), die de werknemer gemaakt heeft. Voor de terugbetaling moet een bewijs voorgelegd worden. Het is hierbij uiterst belangrijk dat de kosten niet dubbel uitbetaald worden.
Daarnaast aanvaarden de RSZ en de fiscus nu ook dat de werkgever tussenkomt in de kosten die de werknemer maakt voor de aankoop van kantoormeubilair en informaticamateriaal (bureaustoel, bureautafel, bureaulamp, hoofdtelefoon,…). De terugbetaling wordt niet als loon beschouwd (en er zijn dus geen bedrijfsvoorheffing of RSZ op verschuldigd) als de werknemer de werkelijke kosten kan bewijzen (via factuur) en als aangetoond kan worden dat de kosten nodig zijn om in normale omstandigheden te kunnen werken. De terugbetaling moet wel redelijk zijn (bv. geen zeer luxueuze bureaustoel) en de kosten kunnen niet elk jaar terugbetaald worden.
Arbeidsduur bij structureel telewerk
In dit kader kan de werknemer kan zijn werk vrij organiseren. De werkgever kan wel momenten/periodes van verplichte bereikbaarheid eisen.
Aanbevolen of verplicht telewerk omwille van het coronavirus
Algemeen
Sinds het coronavirus vorig jaar uitbrak en het telewerk sterk aanbevolen of verplicht werd, zijn werknemers massaal thuis beginnen werken. Hoewel het hier in principe om occasioneel telewerk gaat (een overmacht situatie en niet op vrijwillige basis), werden specifieke regels opgesteld voor deze nieuwe vorm van telewerk. Daarnaast werd ook een nationale cao 149 afgesloten in verband met het aanbevolen of verplicht telewerk omwille van het coronavirus. De cao werd meteen van kracht en geldt voor alle ondernemingen die op 1 januari 2021 nog geen regeling voor telewerk hadden (structureel of occasioneel). Het is de bedoeling dat deze ondernemingen hun arbeidsreglement aanpassen of een cao, individueel akkoord of policy opmaken met de modaliteiten opgenomen in de cao 149. De cao is niet van toepassing op bestaande akkoorden en is geldig tot 31 december 2021.
Concreet worden er in de cao afspraken gemaakt over het ter beschikking stellen van apparatuur en de technische ondersteuning. Ook de tijdstippen waarop de werknemer bereikbaar moet zijn, worden vastgelegd. De cao omvat bovendien een aantal wettelijke bepalingen over welzijn, preventiemaatregelen en maatregelen om isolatie te vermijden.
Vergoeding bij structureel telewerk
Een forfaitaire vergoeding die door de RSZ werd vastgelegd. Het kan hier gaan om een forfaitaire kantoorvergoeding per maand. De 10% van het brutoloon kan enkel toegepast worden, indien voordien ook al sprake was van structureel thuiswerk. Daarnaast kunnen ook nog andere forfaitaire vergoedingen voor IT-apparatuur toegekend worden zoals het geval is bij occasioneel telewerk: 20€ per maand voor internetverbinding en 20€ voor privécomputer als de werknemer zijn eigen privécomputer of internetaansluiting gebruikt. Alle bedragen zijn terug te vinden op de website van de RSZ. Sinds 1 maart 2021 volgen de RSZ en de fiscus dezelfde regels en forfaitaire bedragen en aanvaarden zij dat deze forfaitaire onkostenvergoedingen vrij zijn van RSZ en bedrijfsvoorheffing. Deze regels blijven ook na de coronacrisis van toepassing.
De werkelijke kosten (bijvoorbeeld voor het gebruik van een eigen telefoon of internet), die de werknemer gemaakt heeft. Voor de terugbetaling moet een bewijs voorgelegd worden. Het is hierbij uiterst belangrijk dat de kosten niet dubbel uitbetaald worden.
Ook hier aanvaarden de RSZ en de fiscus dat de werkgever tussenkomt in de kosten die de werknemer maakt voor de aankoop van kantoormeubilair en informaticamateriaal (bureaustoel, bureautafel, bureaulamp, hoofdtelefoon,…). De terugbetaling wordt niet als loon beschouwd (en er zijn dus geen bedrijfsvoorheffing of RSZ op verschuldigd) als de werknemer de werkelijke kosten kan bewijzen (via factuur) en als aangetoond kan worden dat de kosten nodig zijn om in normale omstandigheden te kunnen werken. De terugbetaling moet wel redelijk zijn (bv. geen zeer luxueuze bureaustoel) en de kosten kunnen niet elk jaar terugbetaald worden.
Arbeidsongevallenverzekering
Tot slot nog een belangrijk punt over de arbeidsongevallenverzekering. Werknemers die telewerken, werken op een andere locatie dan de onderneming. Het is dus belangrijk om het thuiswerk te melden aan de verzekeraar.
Mocht zich een ongeval voordoen tijdens het telewerk, dan wordt aangenomen dat het om een arbeidsongeval gaat.
Deze regel geldt bij alle vormen van telewerk.
Besluit
Algemeen wordt er een onderscheid gemaakt tussen occasioneel en structureel thuiswerk. Voor het aanbevolen of verplicht thuiswerk omwille van het coronavirus werden echter specifieke regels vastgelegd. Daarom is het belangrijk dat er duidelijke afspraken gemaakt worden tussen werkgever en werknemer. Informeer ook bij de verschillende overheidsinstanties. Er wordt in bepaalde gevallen steun vanuit de overheid voorzien voor het invoeren van een telewerkbeleid in een onderneming.
Bronnen en info: Federgon, NAR, SD Worx, RSZ
Axis Advice is gebaseerd op up-to-date gegevens en betrouwbare bronnen. De artikels worden echter ter informatie verstrekt en vormen geen bindend juridisch advies. Hoewel Axis er alles aan doet om de inhoud van dit artikel correct en up-to-date te houden, kunnen hieraan geen rechten worden ontleend.
