Management assistant

Beschrijving

• Coördineert en onderhoudt effectieve kantoorprocedures en een efficiënte werkstroom; voldoet aan het beleid en de procedures die door de werkgever zijn vastgesteld; onderhoudt harmonieuze werkrelaties met leidinggevenden, collega's en klanten enz.
• Werkt als een effectief lid van het aangewezen secretariaatsteam; biedt dekking tijdens afwezigheid, neemt telefoongesprekken aan voor de groep enz. en is vrijwilliger voor overloopwerkzaamheden wanneer de tijd het toelaat.
• Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor het handhaven van het hoogste niveau van vertrouwelijkheid van alle informatie over cliënten en het kantoor, dossiers en bestanden, zowel binnen als buiten het kantoor.
• Dagelijkse agendabeheer voor advocaten; plant vergaderingen, regelt zakelijke routes en coördineert reisarrangementen.
• Communiceert effectief met klanten, voert en neemt telefoongesprekken indien nodig. Sorteert en leest op verzoek inkomende e-mails en documenten van cliënten voor advocaten tijdens hun afwezigheid en archiveert deze op de juiste wijze voor noodzakelijke actie.
• Typt en stelt algemene correspondentie, documenten, memo's, rapporten, PowerPoint-presentaties etc. samen uit verschillende bronnen (bijv. handgeschreven en aantekeningen) met behulp van de sjablonen en hulpmiddelen van het kantoor. Verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid en duidelijkheid van de uiteindelijke kopij en zorgt ervoor dat al het werk tijdig wordt geretourneerd.
• Maakt effectief gebruik van de computersystemen en softwaretoepassingen van het kantoor en zorgt voor het aanleggen en bijhouden van dossiers en bestanden, zowel op papier als in elektronisch formaat.
• Voert de timesheets van de betrokken advocaten op regelmatige basis in 3E in en zorgt ervoor dat alle tijdregistraties worden afgerond in overeenstemming met de maandelijkse deadlines van het kantoor.
• Beheert het factureringsproces voor de betreffende advocaten en onderhoudt indien nodig contact met factureringscoördinatoren. - Regelt met de boekhoudafdeling verzoeken om vergoeding van onkosten. Vraagt ook de betaling aan van facturen of cheques die op de juiste cliënt-/zaaknummers moeten worden uitgeschreven.
• Houdt een bijgewerkte versie bij van de secretariële overdrachtsnotities voor elke aangewezen advocaat.
• Voert op verzoek andere ad hoc secretariële of administratieve taken uit.

• Bereken je reistijd
  Vertrekpunt

  Tijd van vertrek

  Bereken

Je profiel

• Ervaring in een advocatenkantoor of vergelijkbare sector.
• Zeer vloeiend (geschreven en gesproken) Engels en Nederlands.
• Ervaring met MS Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Ervaring met Intapp, 3E, ChromeRiver en facturering is een voordeel.
• Uitstekende teamspeler en samenwerking tonen wanneer je anderen helpt.
• Goede aanwezigheid en punctualiteit.
• Uitstekende technische vaardigheid in het gebruik van het computersysteem en softwaretoepassingen van het kantoor.
• Je bent je bewust van de kwaliteit van je dienstverlening en je voert een nauwkeurige zelfevaluatie van je werk uit.
• Het vermogen om professioneel en effectief contact te onderhouden met cliënten.
• Het vermogen om werklast te organiseren en te prioriteren om deadlines te halen.
• Flexibiliteit om indien nodig extra uren te werken.

Aanbod

Onze cliënt, een internationaal advocatenkantoor, biedt je een uitdagende en afwisselende functie in een vriendelijke en dynamische omgeving. Naast geweldige collega's kun je ook profiteren van een concurrerend salarispakket en twee dagen telewerken.

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?