Executive Assistant
Brussel
Onbepaalde duur
Selection & Interim
Ben jij een doorgewinterde Executive Assistant en op zoek naar een nieuwe uitdaging? Kom werken bij een toonaangevend bedrijf en ondersteun topmanagers in een dynamische rol waarin geen dag hetzelfde is. Van het beheren van projecten tot het coördineren van evenementen en het verbeteren van teamworkflows, deze functie biedt een gevarieerd scala aan verantwoordelijkheden. Heb je minimaal 5 jaar ervaring, sterke organisatorische vaardigheden en een proactieve instelling, dan horen we graag van je! Vloeiend Engels is een must en kennis van het Frans en Nederlands is een pluspunt. Mis deze kans niet om mee te groeien met een succesvol bedrijf en te genieten van een competitief salaris en fantastische voordelen. Solliciteer nu!
Beschrijving
- Je ondersteunt je Executives of Directors op verschillende niveaus, zoals het uitvoeren van onderzoekswerk en het uitvoeren van specifieke projecten, het onderhouden van een CRM-systeem, het coördineren van communicatie, het organiseren van evenementen (zoals bedrijfspresentaties, conferenties en bedrijfsbezoeken), het bijhouden van interne agenda's en het assisteren bij de voorbereiding en distributie van verschillende bedrijfsmaterialen via verschillende kanalen. Dit kan ook het bijwerken van secties van de bedrijfswebsite inhouden.
- Je ondersteunt je Executives bij het beheer van de verschillende teams. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, agendabeheer, het afhandelen van correspondentie en telefoongesprekken, het voorbereiden van presentaties, onkostendeclaraties en het boeken van reizen.
- Voor bepaalde evenementen ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de organisatie van verschillende bijeenkomsten in Europa, inclusief reis- en hotelarrangementen, het opstellen van vergaderagenda's en de coördinatie met de lokale contactpersoon.
- Je krijgt de kans om de verschillende teams te ondersteunen bij een reeks taken, waaronder bijdragen aan specifieke projecten en assisteren bij interacties met externe belanghebbenden.
- Je zorgt voor verdere standaardisering van processen door samen met de verschillende teams procesbeschrijvingen, stroomdiagrammen en checklists te maken en proactief mogelijkheden te identificeren om de workflows en processen van de teams te verbeteren.
- Je assisteert ook bij de oplevering en afronding van bepaalde jaarlijkse en halfjaarlijkse rapporten, zoals de jaar- en halfjaarverslagen.
- Het kan ook nodig zijn dat je deelneemt aan vergaderingen, notuleert en actiepunten opvolgt.
Je profiel
- Je hebt een aantoonbare staat van dienst van minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.
- Een bachelordiploma op het gebied van bedrijfskunde, communicatie, organisatiemanagement of talen is voordelig, maar niet vereist.
- Je spreekt vloeiend Engels, zowel schriftelijk als mondeling. Frans en Nederlands zijn een pluspunt.
- Je werkt vlot met financiële documenten en cijfers.
- Je hebt een sterke kennis van de Windows-omgeving (Office 365, Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, enz.).
- Je hebt sterke organisatorische vaardigheden.
- Je hebt een sterke aandacht voor details.
- Je hebt het vermogen om initiatief te nemen in het identificeren van gebieden voor verbetering en het aansturen van verandering.
- Je bent geïnteresseerd in het begrijpen en verbeteren van processen en leert graag nieuwe vaardigheden.
- Je hebt een goed gevoel voor het verschil tussen urgenties en prioriteiten.
- Je bent een uitstekende multitasker.
- Je werkt binnen deadlines en zelfstandig.
- Je werkt effectief als teamlid.
- Je bent flexibel en staat open voor verandering.
- Je drukt je duidelijk en professioneel uit.
- Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden om samenwerking te vergemakkelijken en tegemoet te komen aan de behoeften van het team.
- Je bent je bewust van en zet je in voor zakelijke prestatiedoelen in je eigen functie.
- Je zoekt actief naar mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen en te leren.
Aanbod
- Indicatie maandsalaris: € 3501 - € 5000
Hoi, ik ben Camille Francq,
Team Leader,
Is deze vacature iets voor jou?
