Privacy Policy voor contactpersonen bij klanten en leveranciers van Axis Group

Axis Group hecht veel belang aan uw privacy en wil uw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van u als natuurlijke persoon verwerken en wat de doeleinden zijn. Verder wordt ook uitgelegd welke rechten u hebt om uw privacy te garanderen en eventueel te verbeteren.

1.  Wie zijn wij ?

Uw gegevens worden verwerkt door Axis Group, dat volgende vennootschappen omvat:

Axis NV met maatschappelijke zetel te Bourlastraat 3 te 2000 Antwerpen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0458 028 951.

Axis Project Management NV met maatschappelijke zetel te Bourlastraat 3 te 2000 Antwerpen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0886 871 790.

Axis Group NV met maatschappelijke zetel te Bourlastraat 3 te 2000 Antwerpen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0878 353 410.

Axis Career BV met maatschappelijke zetel te Karspeldreef 8 te 1101 CJ Amsterdam Zuidoost, ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder het KvK nummer 34215297

Axis (Luxembourg) SARL met maatschappelijke zetel te 49, Boulevard Prince Henri te L-1724 Luxembourg, ingeschreven in de RCS onder het nummer ONN 2006 2422 581

Axis Projects SARL met maatschappelijke zetel te 49, Boulevard Prince Henri te L-1724 Luxembourg, ingeschreven in de RCS onder het nummer ONN 2001 2402 628
 
Deze vennootschappen zijn Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens en verklaren dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de nationale privacywetgevingen naleven, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons steeds contacteren op het mailadres privacy@axis.eu.

2.  Welke persoonsgegevens verzamelen wij ?

We verzamelen in principe enkel uw professionele contactgegevens, in casu de informatie die u ons meedeelt.

A.  Gegevens die we rechtstreeks verzamelen: 

●  Uw contactgegevens: naam, voornaam, geslacht, taal, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel nummer, faxnummer, functie
●  Uw bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, bedrijfsadres, ondernemingsnummer, bank-rekeningnummer, BTW nummer

B.  Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen:
●  Gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht of gegevens die u zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op uw website, …  Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. 
●  Informatie op bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen, Graydon of Companyweb.
●  Publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk hebt gemaakt (oa op professionele sociale netwerken zoals Linkedin)

C.  Wat u ons vertelt kan worden verwerkt:
Als u ons telefonisch contacteert, kan onze receptie of medewerker uw voornaam en naam en uw telefoonnummer noteren om uw Axis contactpersoon op de hoogte te brengen van uw oproep en uw boodschap door te geven.

3.  Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden naargelang van het geval hieronder gebruikt voor de volgende doeleinden:
 
A.  Contactpersonen bij klanten van Axis Group:

Wij verzamelen uw gegevens (onder punt 2.A) die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit en voor onze contractuele relatie in het kader van oa:

●  het ter beschikking stellen van uitzendkrachten
●  het ter beschikking stellen van werknemers/zelfstandigen voor bepaalde projecten
●  een selectie- of recruteringsopdracht het aanbieden van opleidingen en trainingen
●  het aanbieden van consultancy, HR en juridisch advies
●  het aanbieden van assessments

De persoonsgegevens die worden verzameld, worden administratief en boekhoudkundig verwerkt. Indien u niet wilt dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het niet mogelijk om de dienstverlening waarvoor u contractueel met ons verbonden bent, uit te voeren. Ook gebruiken wij deze om met u contact te houden.

B.  Prospecten en potentiële nieuwe contacten van Axis Group:

●  Indien u ons een visitekaartje overhandigt, zullen wij uw professionele contactgegevens en eventueel publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden, opslaan in onze database. Wij beroepen ons hier op het gerechtvaardigd belang.
●  Indien u ons een mail stuurt, of een contactformulier invult op onze website https://axis.eu, dan nemen wij uw contactgegevens ook op in onze database. Wij beroepen ons ook hier op het gerechtvaardigd belang.
●  In het kader van prospectie kunnen wij publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden, opslaan in onze database. Wij beroepen ons hier op het gerechtvaardigd belang.

C.  Contactpersonen bij leveranciers van Axis Group: 

Wij verzamelen uw gegevens (onder punt 2.A) die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst en die een gemakkelijke communicatie mogelijk maken, met als grondslag de noodzakelijkheid voor de uitvoering van de contractuele relatie.

4.  Wie ontvangt mijn persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen.
Axis Group verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.

Bij het organiseren van evenementen kunnen wij uw persoonsgegevens (zoals naam en voornaam) wel doorgeven aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid.

Wij werken samen met een aantal derde partijen die uw persoonsgegevens ook kunnen inkijken. Het gaat om de volgende ontvangers:
●  Accountants & consultants in het kader van fiscale ondersteuning
●  ICT-dienstverleners

5.  Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard ?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 3 te verwezenlijken.
 
Uiteraard bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden.

6.  Welke rechten kan ik uitoefenen om de bescherming van mijn persoonsgegevens te garanderen?


6.1  U kunt uw gegevens inkijken
Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen. Axis Group zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheids-gegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid, …).U kunt een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.

6.2  U kunt uw gegevens laten verbeteren
Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres,…), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.

6.3  U kunt uw gegevens laten verwijderen
Indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, dan kunt u vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.

6.4  U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt
Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.

6.5  U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij 
Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Verordening voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht. 

6.6  U kunt soms weigeren dat uw gegevens volledig automatisch worden verwerkt
Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Wij maken hier echter geen gebruik van met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht dit toch het geval zijn en als u het niet eens bent met zo’n volledig geautomatiseerd proces, dan kunt u bezwaar indienen hiertegen, zodat uw persoonsgegevens niet meer op deze manier worden verwerkt. 

6.7  U kunt uw toestemming intrekken
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (zie punt 3), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.


Indien u één of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met ons via het mailadres privacy@axis.eu en duidelijk te specifiëren welk recht u wilt uitoefenen.
 

Bovendien melden we u dat u te allen tijde klacht kunt indienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u meent dat wij uw rechten zoals hierboven opgenomen niet naleven:

de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.

de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens: PB 93374, 2509AJ DEN HAAG, Tel 088 - 1805 250, Fax 070-8888 501, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

l’autorité luxembourgeoise de contrôle: Commission nationale pour la protection des données, Service des plaintes, 1, avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette, Tél. (+352) 26 10 60 -1, Fax (+352) 26 10 60 – 29, https://cnpd.public.lu.

7.  Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
Deze maatregelen zijn oa :

7.1  Technische maatregelen
●  Persoonlijke gegevens op up-to-date servers in een beveiligd datacenter
●  Dagelijkse beveiligde back-ups
●  Gebruik van firewalls et VPN’s
●  Gebruik van antispam filters en uo-to-date anti-virus software
●  Gebruik van toegangscodes, gebruikersnamen en paswoorden
●  Regelmatig wijzigen van deze codes en wachtwoorden
 
7.2  Organisatorische maatregelen
●  Welbepaalde personen hebben toegang
●  Procedure voor incidentenbeheer
●  Policy naar werknemers & medewerkers
●  Opleiding voor werknemers & medewerkers
●  Vertrouwelijkheidsclausules
 

In het geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Axis Group toch gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Axis Group onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate herstellende maatregelen. Indien nodig, zal Axis Group ook de Gegevensbeschermingsautoriteit in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

 
 

Dit privacybeleid kan te allen tijde door Axis Group worden gewijzigd. U kunt hier steeds de actuele versie raadplegen.